O sukcesie firmy stanowi wiele czynników. Jednym z nich jest zatrudnienie profesjonalnej kadry, oraz przeprowadzanie wśród nich kompleksowych szkoleń. Doskonalenie umiejętności sprzedażowych jest niezwykle istotne szczególnie w branżach zajmujących się marketingiem bezpośrednim. Prężnie rozwijającym się sektorem – zarówno na terenie mniejszych, jak i większych miejscowości jest kolportaż materiałów reklamowych. Współcześnie jedną z najważniejszych zasad, często decydujących o powodzeniu przedsięwzięcia, jest reguła ograniczonego zaufania. Stąd niezwykle istotne jest przeprowadzanie systematycznych kontroli. Pozwalają one stwierdzić, w jakim kierunku zmierza rozwój firmy, oraz czy poszczególne cele są realizowane w należyty sposób.

Kolportaż ulotek obejmuje nie tylko ich produkcję czy dostarczanie określonym odbiorcom. Niezwykle ważną częścią procesu jest też zmierzenie efektywności kampanii marketingowej. Celem takiej kontroli jest zdiagnozowanie, czy dystrybucja odbyła się w sposób skuteczny, oraz określenie, jakie popełniono błędy i jak można ich w przyszłości unikać. Metody promocji muszą być stale doskonalone, dopasowane do konkretnego sektora odbiorców.

Etapy i rodzaje kontroli

Jakie są jednak etapy kontroli kolportażu ulotek? Proces ten składa się z różnego rodzaju procedur. W zależności od wewnętrznej struktury firmy, oraz tego, jakie są nakłady przeznaczane na taką kontrolę działań może być mniej lub więcej. W firmie CTRL System proces jest realizowany w ramach trzech obszarów – kontroli bezpośredniej, kontroli z klientem oraz kontroli uzupełniającej. Kontrola bezpośrednia odbywa się przez cały czas prowadzenia dystrybucji, przy czym tutaj również istotne jest odpowiednie zaplanowanie takiego nadzoru. W toku prowadzenia takiej weryfikacji można wyróżnić kilka etapów – przy czym niektóre z nich mogą być pomijane, w zależności od zasięgu kampanii reklamowej. Najczęstszymi w ramach nadzoru bezpośredniego są: kontrola wewnętrzna oraz kontrola zewnętrzna. Mianem kontroli wewnętrznej określamy obserwowanie pracy kolporterów przez przydzielone do tego osoby. Raporty z działalności kolporterów są przez kontrolerów sporządzane na bieżąco i przesyłane do regionalnych przedstawicieli. Ten rodzaj kontroli sprawdza się najlepiej w przypadku dystrybucji punktowej (a więc realizowanej w konkretnych miejscach, na ulicach czy w innych miejscach o natężonym ruchu przechodniów). Kontrola zewnętrzna natomiast jest realizowana przed kontrolerów oddelegowanych przez centralę do poszczególnych oddziałów. Nie są oni na stałe przyporządkowani do jednej grupy kolporterów, stąd cechuje ich większy obiektywizm. Kontrola zewnętrzna może się odbywać także na poziomie regionalnym. Ma jednak zastosowanie głównie z przypadku większych kampanii, wiąże się też z większymi nakładami.

Aby zwiększyć efektywność dystrybucji często stosowana jest kontrola z klientem. Ma ona miejsce już po zakończeniu dystrybucji, jednak w okresie nie dłuższym niż kilka – kilkanaście godzin. Kontrola z klientem może być przeprowadzona po kilku dniach, jednak w takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie wywiadu z odbiorcą ulotki. Kontroler ma za zadanie (na podstawie otrzymanych materiałów, jak mapa z zaznaczonymi punktami kolportażu, informacje o materiale reklamowym i jego formie) zweryfikować, czy w losowo wybranych punktach rozdawania prospektów rzeczywiście zostały one dostarczone – i czy zrobiono to zgodnie z wytycznymi. Ilość sprawdzanych punktów jest zależna od charakteru zlecenia oraz standardów panujących w firmie kolportującej materiały. Po zakończeniu kontroli konieczne jest sporządzenie raportu z dołączonymi formularzami kontrolnymi. Analiza takiego dokumentu pomaga określić, czy konieczne jest wprowadzenie zmian w procedurze kolportażu, czy też odbył się on prawidłowo. Kontrola uzupełniająca jest bardziej kompleksową formą i zakłada kilka typów działań. Bada się m.in. trafność – czy prospekty trafiły do odpowiednich odbiorców; znalazły się we właściwej prasie. Wnioski płynące z takich działań weryfikacyjnych pozwalają nie tylko określić, jaką jakość usług oferuje firma, ale też ustalić strategię działania na przyszłość.

Więcej: http://www.ctrlsystem.pl/pl/aktualnosci/na-czym-polega-kontrola-kolportazu-ulotek